Assistant(e) administratif(ve) (50 % – du lundi au vendredi, le matin)

La Fédération mondiale du cœur (WHF) est une organisation faîtière qui représente la communauté cardiovasculaire mondiale et rassemble des associations de patients, des groupes médicaux et des groupes scientifiques. Grâce à notre action de plaidoyer et à notre rôle de rassembleur, nous donnons à nos membres les moyens de prévenir et de lutter contre les maladies cardiovasculaires. La WHF exerce une influence sur les politiques publiques et diffuse ses connaissances afin de promouvoir la santé cardiovasculaire pour tous. Pour plus d'informations, rendez-vous sur https://www.world-heart-federation.org

Au cœur de notre action, nous plaçons des valeurs fortes que nos collaborateurs incarnent au quotidien :

Prise en charge : Nous veillons aux intérêts et au bien-être des personnes atteintes de maladies cardiovasculaires, de l'ensemble de la communauté cardiaque, de notre équipe, de nos bénévoles et de nos adhérents.

Équité : Nous luttons contre les inégalités régionales, sociales, économiques et liées au genre en matière de santé cardiovasculaire.

Communauté : Nous nous efforçons de construire un réseau mondial qui dépasse les barrières en offrant une plateforme où toutes les voix peuvent se faire entendre.

Intégrité : Nous menons nos activités dans le respect des principes éthiques, de manière transparente, en nous appuyant sur des données factuelles et en faisant preuve d'impartialité.

Notre ambition : Nous souhaitons mobiliser et inspirer chacun à mener une vie saine et à avoir accès à l'environnement et aux soins dont il a besoin.

Vous reconnaissez-vous dans ces valeurs et souhaitez-vous participer à la noble mission de notre fédération ?

En tant qu'assistant(e) administratif(ve), nous vous proposons un environnement de travail dynamique où votre travail contribue à une cause reconnue à l'échelle internationale. Vous serez un membre essentiel de notre équipe et veillerez au bon déroulement des activités quotidiennes du bureau, tout en apportant à vos collègues le soutien dont ils ont besoin pour se consacrer pleinement à leur mission d'impact mondial.

C'est une opportunité idéale pour une personne qui aime aider les autres, qui s'épanouit dans un environnement collaboratif et qui trouve de la satisfaction à veiller à ce que tout soit bien organisé et fonctionne efficacement.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• • Assurer un soutien administratif à l'ensemble de l'organisation.

• • Assurer le soutien administratif du PDG et du conseil d'administration : organiser les réunions et les conférences téléphoniques ; préparer les documents de séance et les diffuser ; apporter son aide à l'élaboration des ordres du jour et à la logistique des réunions ; tenir à jour les listes de contacts du conseil d'administration et des comités.

• • Coordonner les réunions, les agendas et l'organisation des déplacements, les itinéraires, l'hébergement, les visas (le cas échéant) et la logistique pour le personnel, les membres du conseil d'administration et les invités.

• • Rédaction de courriers, de présentations et d'autres documents.

• • Apporter son soutien à l'organisation de réunions internes, d'ateliers et d'événements internationaux.

• • Gérer l'administration du bureau et assurer la liaison avec les fournisseurs et les prestataires de services (nettoyage, Swisscom, entretien des locaux)

• • Apporter son aide dans les processus administratifs liés aux finances et aux ressources humaines lorsque cela est nécessaire, notamment le traitement des factures, la gestion des notes de frais, les bons de commande et le rapprochement des relevés de carte bancaire

• • Accompagner les projets et les équipes dans diverses tâches administratives.

• • Contribuer à créer un environnement de travail accueillant, efficace et positif.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

• • Expérience préalable (3 à 5 ans) dans un poste administratif ou d'assistance de bureau.

• • Intérêt pour la santé mondiale et pour les activités axées sur l'impact, au-delà des frontières géographiques, des générations et des domaines

• • Capacité à travailler en collaboration au sein d'équipes multiculturelles et sur des sujets variés.

• • D'excellentes compétences organisationnelles et un grand souci du détail.

• • Un état d'esprit proactif et axé sur les solutions.

• • La capacité à gérer plusieurs priorités tout en restant calme et flexible.

• • Excellentes compétences en communication et en relations humaines.

• • Maîtrise approfondie de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).

• • Maîtrise parfaite de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral. La maîtrise du français est un atout.

• • Conditions d'admission pour travailler en Suisse.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre la Fédération mondiale du cœur, c'est intégrer une petite équipe internationale et passionnée d'une vingtaine de collaborateurs basés à Genève. Chaque rôle compte, chaque contribution est valorisée, et la collaboration est au cœur de notre façon de travailler.

Date limite : 15 août 2026